기업행사대행
기업행사대형 업체를 운영하다보면 매번 잊고 물품을 사무실에서 가져오지 않는 경우가 종종 발생한다.
큰 장비들은 눈에 보이기때문에 음향시설이라던지 의자, 무대, 조명은 크게 잊지 않는다.
하지만 이중에서도 또 갯수를 잘못파악하여 여유있게 챙겼다 하지만 실제로 무대를 꾸미다보면 조명 렌즈가 들어오지 않거나 의자 다리가 부러져있거나 하는 경우가 있다.
오늘은 기업행사대행 대표들이 매번 장비와 물품을 까먹고 챙기지 못하는 이유가 뭘까? 라는 고민을 해보며 글을 적어본다.
기업행사대행 대표들은 왜 자주 까먹을까?
사실 나도 자주 잊고 까먹는다.
그리고 까먹고 잊는거랑 비슷한 경우지만 인지를 못하는 경우도 많다.
알고는 있고 눈으로보고 있음에도 불구하고 그것과 물품을 매칭시키지 못하여 인과관계성을 생각하지못해 일어나는 인지부족현상도 결국 까먹은걸로 퉁치게된다.
기업행사대행을 하다보면 큰 물건들 (무대설치, 조명, 스피커 등등)을 옮기거나 이동할때 기다리는 시간이 발생하다보니
그 일이 다 완벽하게 설치되거나 이동하지 않은 상태에서 다음 단계의 일이 진행될 경우 바로 이러한 일들이 자주 발생하게된다.
이때에는 그나마 현장에 나와서 순서상의 문제이기때문에 늦게라도 찾아서 채워놓으면된다.
장거리 행사 누락 물품
문제는 행사장에서 일어나는것이 아니라 물품을 우리 사무실 또는 창고에서부터 챙기지 않았을때 커지게된다.
간단한 면장갑이라던지 행사물품을 어디에서나 구입할 수 있는 물품은 그냥 급한대로 사면된다.
특히 그 기업의 행사를 위해 미리 준비한 물품들은 (상패, 현수막, 로고처리된 상품, 명찰 등) 무조건 잊지말고 챙겨야한다.
스피커나 조명이 빠지게되면 이는 행사에 직접적으로 피해를 주게된다.
물론 위에서 말한것처럼 큰 물품을 빼먹는 경우는 진짜 드물다.
가령 다과가 빠진다는것은 말도 안되는 일이다!! ㅎㅎ
하지만 케이터링 업체와의 일정 조율 혹은 잘못된 일정 공유로 당일 안보일 순 있다. 물론 미리 챙겨서 이런경우는 없지만 말이다 ㅎㅎ
무대설치를 했는데… 조명갯수도 모두 정확하게 챙겨왔었다.
그러나 1개의 조명이 이동중의 충격이라던지 어떠한 이유로 인해서 램프에 조명이 들어오지 않았던 경우가 있다.
이러한 경우를 대비해서 여유 조명을 더 챙겨오는데 하필이면 이날에는 여유조명까지 문제가 발생한것이다.
현장 행사를 하다보면 날씨와 기후에 민감한 장비들이 많다.
출발전 사전에 점검을 모두 했음에도 불구하고 행사하는 기업의 위치가 장거리일 경우 누락 물품도 생기지만 이렇게 이동중에 문제가 생겨 동작하지 않는경우가 상당히 많다.
이런 경우에 기업행사대행 대표들은 어떻게 해야할까?
우선 나의 경우를 보면… 두가지 밖에 없다.
1. 우리 사무실, 창고에서 가져오기
우리 사무실, 창고에서 가져오는 경우는 후발팀에게 연락해서 들고 오라는 경우와
그러한 팀이 없다면 누군가 한명이 다녀오는 수밖에 없다.
2. 업체에서 장비 빌리기
너무 거리가 장거리라보면 행사근처의 대행업체들에게 연락을 하여 빌리는 경우도 종종 있다.
어찌보면 첫번째보다 시간적 소비를 금전적으로 해결할 수 있기때문에 행사 시간에 문제되지 않으면서 바로 해결되기때문에
나는 이 경우를 더 선호한다.
그런데 여기에서도 또 문제가 발생한다는것을 알게되었다.
기업행사대행을 하다보면 그 근처에 꼭 내가 알고 있는 대행업체들이 존재한다고 할 수 없다.
가끔은 모르는 업체에 연락을 해서 빌려야하는가 싶을 정도로 고민할때도 많다.
다른 기업행사를 대행하는 대표들은 이런 경우에 어떠할까? 라는 고민도 항상해보곤한다.
우리 서로 장비 공유 시스템을 만들까??
글을 적다보니 기업행사대행 업체들끼리 뭉쳐서 이런경우를 대비해서 물품 공유시스템을 만들면 어떠할까 싶다.
물론 장비를 서로 또 임대하고 대여하는거라보니 조심히 잘 다뤄야하는건 당연한일이고!!
바빠서 사무실, 창고를 비어놓더라도 이런 경유 물품 시스템을 만들어놓으면 가까운곳에서 업체가 임대하고 직접 가져가는 시스템!!
이런 시스템이 만들어진다면 장거리 행사장에서 물품 누락으로 인해서 걱정할 일이 많이 줄어들수 있어보인다.
왜 이런 생각을 진작에 하지 못했을까??
기업행사대행 물품공유 시스템
기업행사대행 업체들 중 일부는 물품을 빌려서 행사를 대행하는 업체도 있다.
아무래도 이쪽 분야는 음향시스템과 영상, 특수 고가장비이 많다보니 장비자체만 대여하여 행사를 진행하는 업체들도 많다.
그 업체들도 결국 다른 업체의 행사일정과 물품 보유 상황을 알고 있어야 한다.
행사일정을 알아야하는 이유는 그 업체에게 직접 컨텍(도움받기위한)할 수 있는지 혹은 물품 공유가 가능한지를 알아야하기때문이다.
물론 인력이라던지 직접 업체와 연락할 필요가없다면 공유 물품에 대한 사용가능 여부만 파악해도 괜찮다.
마치 우리가 비행기표나 KTX 열차 좌석표, 영화를 예매할때 한눈에 물품 공유가 가능한지를 날짜별로 알수만 있다면
서로 필요한 날짜에 물품 공유하고 임대하면서 장비는 장비대로 활용하고 경제활동에 필요한 유동성 자금은 또 장비로 인해서 수익 창출이 되니
기업행사대행을 하는 대표들에게는 정말 좋은 시스템이라 생각한다.
기업행사대행 솔루션 1탄
오늘의 주제는 왜 기업행사대행 대표들은 물품을 까먹을까? 라는 주제로 글을 다뤄보았다.
정리해보면 이렇다.
1. 실제로 물품을 잊고 안가져오는 경우
2. 물품을 챙겨왔지만 장거리 이동으로 인한 물품 파손 및 손상
이에따른 해결방법으로 구입가능한 물품은 행사장 근처에서 행사일정에 차질없도록 사거나 가져오거나 빌리는 방법이 있다.
단순히 금액이 얼마하지 않고 구입하기 쉬운 물품들은 그냥 사더라도 큰 문제가 되지 않는다.
하지만 몽골천막처럼 특정 3m 기둥이 2개를 놓고 오거나 필요할때에는 사고싶어도 살수도 없고 또 빌려오더라도 맞지 않는 경우다 태반이다.
이러한 물품들은 기업행사대행을 하는 업체들끼리 공유시스템을 만들어서 행사 일정과 장비 공유 가능 일정 시스템만 만들어서 서로 공유해도!!
어느정도 해결이 될 수 있다는 것이 이 글의 주제이다.
기업행사대행을 하는 전국 수많은 대표들이 이 시스템으로 하나되어 더욱 멋진 행사를 잘 할 수 있었으면 좋겠다.
혹시라도 기업행사대행 솔루션이 필요한 업체가 있으면 행머스마를 찾아주기 바란다.
전국 기업행사업체들이 모두 연합하여 각 대표들이 물품을 까먹지 않도록!!
잘 챙겨서 그 기업행사가 잘 마무리 될 수 있도록 시스템을 만들어서 함께 활용해보도록 하자!!
기업행사대행 솔루션 1탄은 잘 까먹는 대표를 위하여 글을 작성해보았다.
2탄은 직원들이 잘 까먹는 이유에 대해서 작성해보고 또 그에대한 솔루션을 함께 연구해보도록 하겠다.
알고보면 별거 아닌데 매번 행사나갈때마다 직원들은 자신이 챙겨야할 물품을 까먹곤한다.